En toda empresa se manejan dos clases de inventarios, un inventario lógico y un inventario real. El primero se refiere al inventario que se lleva mediante un sistema de información, ya sea un software o una técnica manual; el segundo se refiere al inventario físico que se tiene en el almacén, es decir las cantidades que se tienen realmente como inventario.
El ideal es que ambos inventarios coincidan en cantidades iguales para cada ítem; pero esto no siempre es posible, por lo que se suele hacer es tratar de minimizar el error que tiene el inventario lógico con respecto al inventario real. Para minimizar el error se pueden adoptar varias técnicas, una de ellas consiste en realizar conteos periódicos generales de todos los ítems para llevar controlada la información que se tiene en el inventario lógico; pero esta práctica usualmente suele resultar demasiado costosa para la empresa, ya que implica, detener toda la actividad de la empresa, pues se necesita contar todos los ítems al mismo tiempo. Una técnica de conteo que permite mejorar este aspecto, es el conteo cíclico, el cual elimina la necesidad de contar todos los ítems a la vez y permite una información mucho más fiable pues los conteo se hacen con una mayor frecuencia.
El principio básico del funcionamiento del conteo cíclico, es el principio de Pareto, el cual, de manera genérica, nos dice que aproximadamente el 80% de los efectos son causados por el 20% de las causas, mientras que el 20% de los efectos son causados por el 80% de las causas. Esto quiere decir que la mayoría de los efectos, se deberán a sólo pocas causas. Trasladando el principio de Pareto al conteo de inventarios, podemos decir que el 80% del valor del inventario, será aportado por el 20% de los ítems, es decir la mayor parte de lo que vale el inventario será debido a las cantidades en inventario de pocos ítems.
Después de identificar los ítems de cada categoría, a cada categoría se le da un plazo de conteo, es decir cada cuanto tiempo se van a contar los ítems de dicha categoría, con los cual se saca una receta diaria de ítems para cada categoría, por ejemplo:
Número de ítems | Clasificación | Plazo | Receta diaria |
240 | A | 30 días | 8 |
360 | B | 60 días | 6 |
600 | C | 90 días | 7 |
De esta manera, la tabal nos quiere decir, que se contarán diariamente 8 items de la categoría A, 6 de la categoría B y 7 de la categoría C.
